Uma gestão de escalas de trabalho eficiente é imprescindível em uma empresa de Home Care.

Tudo precisa estar alinhado com a demanda para que o pleno funcionamento das operações seja garantido, oferecendo o máximo conforto e bem-estar aos pacientes.

É por isso que a gestão de escalas é um dos grandes desafios de quem trabalha com Home Care, visto que o setor passa por inúmeras variáveis.

Nesse artigo você vai entender por que é tão vantajoso ter uma escala de trabalho eficiente e como a tecnologia pode ajudar neste sentido.

Por que ter uma gestão de escalas eficiente?

Não é raro quando um profissional falta ao trabalho e não há um substituto imediato para cobrir suas funções. Quem não trabalha com um processo de escalas otimizado, acaba perdendo muito tempo para resolver a situação e o paciente fica desassistido.

A falta de um técnico pode parecer um problema corriqueiro, mas quando lidamos com a saúde das pessoas, esse pequeno gargalo pode significar grandes transtornos.

Ter um formato de escala que te permita substituir o profissional com rapidez é a chave para prestar um atendimento mais ágil e com foco nas necessidades de cada paciente. Sem contar que evita perdas financeiras e brechas na estratégia da empresa.

Trabalhar com uma escala organizada facilita, ainda, o acesso a informações dos pacientes, visto que tudo já foi padronizado e todos os funcionários, efetivos ou substitutos, seguem os mesmos protocolos.

Benefícios de fazer gestão de escalas com a tecnologia

Otimizar tarefas burocráticas não geram apenas economia de tempo, mas também proporcionam ganhos financeiros, uma vez que facilitam todo o processo de trabalho.

Com a gestão de escalas acontece a mesma coisa. Contar com a ajuda da tecnologia facilita as operações como um todo, desde a definição e documentação, até o acompanhamento dos trabalhos.

Outra vantagem de gerir as escalas de trabalho de forma automatizada é que os profissionais envolvidos nas operações têm acesso, em tempo real, a todas as informações da demanda, podendo acompanhar imprevistos ou até antecipar acontecimentos.

E não para por aí! Veja outros benefícios de fazer uma gestão de escalas eficiente no Home Care: 

1. Controle de faltas

Empresas com grande rotatividade de funcionários e com vários turnos diferentes, podem sofrer com ausências não programadas. Gerenciar essas faltas é de extrema importância para manter o time organizado, cada um exercendo suas funções.

Ao aliar as escalas de trabalho à tecnologia, as informações de cada colaborador ficam armazenadas no sistema, facilitando o fechamento das folhas de pagamento no final de cada mês.

Além disso, como as escalas são publicadas com antecedência, o colaborador pode se programar melhor para que não haja atrasos ou faltas. 

2. Evita excesso de trabalho

Ao trabalhar com escalas de trabalho mais eficientes, a empresa de Home Care evita que os funcionários extrapolem seus horários de trabalho, pois há mais controle das entradas e saídas.

Isso influencia diretamente na experiência do colaborador, que trabalha mais motivado, gerando mais resultados para a empresa e satisfação dos clientes.

3. Mais agilidade

Você ainda organiza as escalas de trabalho da equipe em planilhas manuais? Com a ajuda da tecnologia a gestão das escalas é muito mais ágil. 

Os pedidos de troca de horário, por exemplo, podem ser feitos pouco tempo depois da divulgação das escalas, agilizando todo o processo. Além disso, o gestor de RH pode vetar ou aceitar esses pedidos em tempo real, evitando o tal “telefone sem fio”.

4. Facilita o relacionamento com as famílias

A gestão de escalas por meio da tecnologia influencia também na forma como as famílias recebem as informações sobre o paciente.

Como existe um processo a ser seguido e todos os colaboradores envolvidos naquela demanda registram as informações por aplicativo, fica mais fácil informar as ocorrências aos familiares, independente do profissional que esteja fazendo o atendimento. 

Assim, o relacionamento com a família fica mais transparente e seguro.

Dicas para melhorar a gestão de escalas no seu Home Care

Se você ainda não sabe como criar uma gestão de escalas de trabalho eficiente no seu Home Care, nós separamos algumas dicas que podem ajudar. Confira:

– Analise a demanda de atendimento: para entender o que precisa ser mudado, você precisa ter uma visão macro da empresa e de todos os pontos que precisam de melhoria.

Nesse caso, vale fazer um planejamento estratégico para mensurar as necessidades e traçar metas para o futuro.

– Escolha um modelo de escalas: quando você entende os processos da empresa, fica mais fácil decidir qual será o modelo de escala adotado (12×36 ou 24×48). Essa escolha precisa levar em consideração o número de funcionários, o volume de demandas e os horários em que há um pico de atendimento.

– Trabalhe de acordo com a lei: conheça a legislação e organize as escalas dentro do que é permitido. Isso evita o desgaste da equipe e uma série de problemas futuros.   

– Automatização de processos: com processos automatizados, as chances de erro são bem menores, além da agilidade para resolver qualquer tipo de problema nas escalas de trabalho, trocas de turno e registros de entrada e saída.

Módulo de gestão de escalas IW Care

O IW Care é uma solução inteligente não só para a gestão de escalas, mas para o funcionamento do Home Care como um todo.

Com o software, o time de Recursos Humanos consegue fazer a integração de toda a equipe interdisciplinar, gerenciando os processos da Atenção e Internação Domiciliar desde a avaliação inicial do paciente, formalização e execução de todos os serviços do Plano de Assistência Domiciliar (PAD). 

Além disso, com o aplicativo IW Mobile, é possível fazer o gerenciamento das escalas indicando profissionais de acordo com a disponibilidade de agenda, facilitando a operação, otimizando o tempo e a rentabilidade.

Pelo app, é possível, ainda, oferecer vagas nos plantões e/ou procedimentos aos técnicos sem vínculo empregatício. Ou seja, o Home Care disponibiliza os plantões para os profissionais cadastrados e, via aplicativo, eles podem aceitar a demanda ou não.

Da mesma forma, a empresa pode terceirizar a gestão das escalas para as cooperativas, através da versão desktop do IW Care. Assim, a própria cooperativa consegue cadastrar os profissionais e administrar os turnos. Isso com total segurança de que a cooperativa somente conseguirá acessar as informações concedidas pelo Home Care.

Todo o planejamento é sincronizado em tempo real com a agenda dos profissionais, gerando uma comunicação fluida e eficiente.

Economize recursos e melhore sua gestão de escalas de trabalho com as soluções IW. Fale com nossos especialistas através do Whatsapp.